Posta elettronica

In azienda ammessi solo controlli indiretti e graduali sull'uso della posta elettronica e di internet. Il datore di lavoro non può leggere e registrare sistematicamente i messaggi e-mail e neppure la memorizzazione delle pagine web visitate.

Rispetto ad anomalie riscontrate, comunque, si può anche arrivare a controlli sulla singola postazione, ma solo dopo avere verificato il reparto, l'ufficio, o il gruppo di lavoro.

Queste alcune delle linee guida del garante per la privacy per la posta elettronica e internet per i datori di lavoro privati e pubblici (deliberazione n. 13 del 1° marzo 2007, pubblicata sul sito dell'Autorità come doc. web. n. 1387522), la cui prescrizione più importante è relativa all'adozione e alla pubblicizzazione di un codice disciplinare interno. Questo l'adempimento principale a carico del datore di lavoro, ma non l'unico.

L'elenco delle cose da fare per il datore di lavoro comprende l'informativa al lavoratore, l'adozione del disciplinare interno, l'organizzazione del lavoro con la elaborazione dei profili di autorizzazione dei lavoratori, l'individuazione dei soggetti preposti ai controlli interni (nomina facoltativa).

Il provvedimento del garante è molto importante, perché segna i limiti cui devono sottostare lavoratori e datori di lavoro pubblici e privati: non a caso il provvedimento, che ha valore prescrittivo, è in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale. La deliberazione interviene anche a escludere la necessità di raccogliere il consenso del lavoratore per l'effettuazione dei controlli leciti e consentiti che implicano il trattamento di dati diversi da quelli sensibili: il provvedimento rappresenta un'applicazione della disciplina del cosiddetto bilanciamento di interessi.

Il cuore della deliberazione è l'elaborazione del disciplinare interno che specifichi in azienda come usare internet e posta elettronica.

Non solo il codice interno deve avvisare sulle modalità dei controlli e sulle possibilità di accesso alla posta elettronica in caso di assenza del lavoratore. Nella elaborazione del codice interno il datore di lavoro, in particolare, deve precisare che e in quale misura può utilizzare anche per ragioni personali servizi di posta elettronica o di rete, anche solo da determinate postazioni di lavoro o caselle oppure ricorrendo a sistemi di webmail, indicandone le modalità e l'arco temporale di utilizzo (per esempio, fuori dall'orario di lavoro o durante le pause, o consentendone un uso moderato anche nel tempo di lavoro).

La deliberazione dopo avere naturalmente bocciato l'uso di strumenti di controllo a distanza, tra cui vanno comprese anche strumentazioni hardware e software finalizzate al controllo dell'utente di un sistema di comunicazione elettronica, passa al setaccio i programmi di controllo indiretti. E cioè i programmi di controlli per esigenze produttive e organizzative o di sicurezza o programmi da cui scaturisca un controllo non intenzionale dei lavoratori. Sono sistemi leciti, ma vanno utilizzati in maniera privacy compatibile.

Internet

Per quanto riguarda internet il provvedimento elenca ciò che è consentito al datore di lavoro: individuare le categorie di siti considerati correlati o non correlati con la prestazione lavorativa; configurare di sistemi o l'utilizzo di filtri che prevengano determinate operazioni; trattare dati in forma anonima o tale da precludere l'immediata identificazione degli utenti mediante opportune aggregazioni; conservare di dati, ma solo per il tempo strettamente limitato al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza.

Il datore di lavoro potrà effettuare controlli sull'osservanza del codice aziendale sull'uso della rete, ma può arrivare in seguito a riscontrate anomalie a controlli sulle postazioni individuali solo dopo avere effettuato controlli dell'intero ufficio. Altrettanto dettagliato è il decalogo per l'uso della posta elettronica.

Il datore di lavoro è chiamato ad alcuni accorgimenti organizzativi come la messa a disposizione di indirizzi di posta elettronica condivisi a più lavoratori e identificanti il singolo ufficio, eventualmente affiancati a quelli individuali oppure la creazione di caselle di posta elettronica da assegnare ai lavoratori per l'uso strettamente personale. Altri accorgimenti sono di carattere tecnico come le risposte generate automaticamente in caso di assenza programmata dal lavoratore.

Diversamente per i casi di assenza prolungata e non programmata la soluzione prescritta dal provvedimento del garantire (per garantire funzionalità dell'azienda e riservatezza del lavoratore) è l'individuazione da parte del lavoratore di un suo fiduciario, incaricato di verificare i messaggi lavorativi e quelli personali. Inoltre, un'ultima avvertenza riguarda il contenuto del messaggio che deve recare un avviso ai destinatari nel quale sia dichiarata la natura non personale della comunicazione e la specificazione della possibilità di lettura delle risposte all'interno dell'azienda. Anche per la posta elettronica diventa importante avere definito la policy aziendale interna: in mancanza si crea a favore del lavoratore e dei terzi una legittima aspettativa circa la confidenzialità dei messaggi di posta elettronica.

Autore: Antonio Ciccia
Fonte: ItaliaOggi - 6 Marzo 2007