Il trattamento dei dati personali da parte dei datore di lavoro presta il fianco a problemi crescenti. La domanda è sempre la medesima dove finisce il diritto del dipendente a veder tutelata la sua privacy e dove comincia il dovere del datore di lavoro a esercitare un controllo, impostando correttamente l’organizzazione aziendale?
Ne abbiamo già parlato ampiamente ma ora c’è una novità importante che merita un approfondimento: nelle ultime settimane del 2006 il Garante ha definito, per la prima volta in modo univoco, le misure e i criteri per disciplinare la raccolta e l'uso dei dati personali nella gestione del rapporto di lavoro. Il Garante ha deciso di intervenire anche in seguito a numerose istanze di lavoratori, organizzazioni sindacali e imprese, formulando delle vere e proprie linee guida per il trattamento dei dati dei dipendenti.
Quali sono i punti essenziali di queste linee guida? I principi generali sono essenzialmente due: a) occorre trattare solo i dati necessari; b) occorre informare il dipendente delle logiche del trattamento.
Quindi il datore di lavoro può trattare informazioni di carattere personale strettamente indispensabili per dare esecuzione al rapporto di lavoro. Deve individuare il personale che può trattare tali dati e assicurare idonee misure di sicurezza per proteggerli da indebite intrusioni o illecite divulgazioni.
Inoltre il lavoratore deve essere informato in modo puntuale sull'uso che verrà fatto dei suoi dati e gli deve essere consentito di esercitare agevolmente i diritti che la normativa sulla privacy gli riconosce (accesso ai dati, aggiornamento, rettifica, cancellazione etc). Entro 15 giorni dalla richiesta il datore di lavoro è tenuto a comunicare in modo chiaro tutte le informazioni in suo possesso.
Vediamo l’applicazione pratica di questi principi rispetto ad alcuni aspetti specifici che caratterizzano comunemente la vita quotidiana aziendale:
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1. |
I cartellini identificativi
Nelle aziende private può essere eccessivo indicare sul cartellino identificativo del dipendente dati anagrafici o generalità: a seconda dei casi può bastare un codice identificativo o il solo nome o solo il ruolo professionale. In assenza del consenso non si possono comunicare informazioni ad associazioni di datori di lavoro, di ex dipendenti o a conoscenti, familiari, parenti. |
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2. |
I dati biometrici
Non è lecito l'uso generalizzato e incontrollato di dati biometrici, specie se ricavati dalle impronte digitali. L'uso può essere giustificato solo in casi particolari, per presidiare, ad esempio, accessi ad "aree sensibili" (processi produttivi pericolosi, locali destinati a custodia di beni, documenti riservati). Anche quando l'uso è consentito non è ammessa la costituzione di banche dati centralizzate: è infatti sufficiente la memorizzazione su una smart card in uso esclusivo del dipendente. |
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3. |
I dati sanitari
I dati sanitari vanno conservati in fascicoli separati. Il lavoratore assente per malattia è tenuto a consegnare al proprio ufficio un certificato senza la diagnosi ma con la sola indicazione dell'inizio e della durata presunta dell'infermità. Il datore di lavoro non può accedere alle cartelle sanitarie dei dipendenti sottoposti ad accertamenti dal medico del lavoro. Nel caso di denuncia di infortuni o malattie professionali all'Inail, il datore di lavoro deve limitarsi a comunicare solo le informazioni connesse alla patologia denunciata. |
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4. |
Intranet, bacheche aziendali
E’ necessario il consenso per pubblicare informazioni personali (foto, curricula) nella Intranet aziendale e a maggior ragione in Internet. Nella bacheca aziendale possono essere affissi solo ordini di servizio, turni lavorativi o feriali. Non si possono invece diffondere emolumenti percepiti, sanzioni disciplinari, assenze per malattia, adesione ad associazioni. |
Questi sono solo alcuni degli aspetti trattati dal provvedimento. Chi vuole può leggere qui il testo integrale delle linee guida. Nelle prossime settimane questa rubrica esaminerà in modo approfondito ogni singolo aspetto del trattamento dei dati in azienda, offrendo uno strumento di applicazione pratica al servizio delle PMI. Continuate a seguirci e segnalateci i vostri dubbi: troverete le risposte nei prossimi numeri di approfondimento.
Marco Maglio (avv.maglio@tin.it)
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