Prima di affrontare il problema è opportuno sgombrare il campo da alcuni frequenti fraintendimenti tecnici. Al lavoratore dipendente viene assegnato un indirizzo di posta elettronica che il più delle volte si risolve in «nome del dipendente@azienda.it».

Questo significa che a quel dipendente è stato assegnato uno spazio (la casella) sul server dell'azienda. I costi di detto spazio, così come quelli della comunicazione, ricadono, poi, solo sull'azienda e non sull'utilizzatore.

Siamo di fronte, pertanto, a strumenti di esclusiva proprietà aziendale, messi a disposizione del lavoratore al solo fine dello svolgimento delle proprie mansioni lavorative.

Il fatto di aver inserito il nome del dipendente nell'indirizzo di posta elettronica è, nella maggior parte dei casi, una comodità per l'azienda e per i lavoratori stessi che possono più facilmente ricordarsi gli indirizzi e-mail: in strutture con centinaia di dipendenti sarebbe impossibile ricordarsi gli indirizzi di ognuno se non collegati a riferimenti personali e formati da caratteri alfanumerici casuali (ad es. cgn29HH@azienda.it).

Questa «personalizzazione» dell'indirizzo non comporta, però, la sua «privatezza», posto che il datore di lavoro potrà, in qualunque momento, avere accesso alla casella di posta elettronica, così come affermato ripetutamente anche dalla giurisprudenza di merito (6).

Sempre la giurisprudenza di merito ha poi escluso che la posta elettronica aziendale possa essere assimilata a quella «tradizionale» con estensione del principio di segretezza sancito dall'art. 616 c.p. (7).

Una recente sentenza del Tribunale penale ordinario di Torino, Sezione distaccata di Chivasso (n. 143/2006 Reg. Sent. depositata il 15 settembre 2006) ha confermato l'orientamento stabilendo che «L'e-mail aziendale appartiene al datore di lavoro. In relazione al reato di cui all'art. 616 c.p. il fatto non sussiste qualora, anche in presenza di adeguata policy aziendale, il datore di lavoro acceda alla casella personalizzata del dipendente».

Proprio questa sentenza fornisce lo spunto per chiarire, in definitiva, cosa sia richiesto dal Codice della privacy in relazione alle e-mail aziendali: una totale trasparenza nei rapporti tra dipendente e datore di lavoro.

Quest'ultimo, infatti, potrà accedere alla posta elettronica contenuta nella casella assegnata al dipendente, ma dovrà avvertirlo di questa possibilità, fornendo una preventiva, chiara ed idonea informativa.

D'altro canto anche l'art. 10 dell'Allegato B del Codice della privacy (Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza) prevede, in relazione all'accesso alla casella e-mail ed a qualunque strumento elettronico, che il datore di lavoro possa «assicurare la disponibilità di dati o strumenti elettronici in caso di prolungata assenza o impedimento dell'incaricato che renda indispensabile e indifferibile intervenire per esclusive necessità di operatività e di sicurezza del sistema».

Il tutto a condizione che il lavoratore sia informato «preventivamente» di questa possibilità e che ne abbia successiva comunicazione.

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Note:
(6) Al riguardo si segnala Trib. Milano, 13 maggio 2002, in Not. giur. lav., 2002, 642: «L'indirizzo di posta elettronica affidato in uso al lavoratore, di solito accompagnato da un qualche identificativo più o meno esplicito, ha carattere personale, nel senso cioè che lo stesso viene attribuito al singolo lavoratore per lo svolgimento delle proprie mansioni.
Tuttavia, "personalità'' dell'indirizzo non significa necessariamente "privatezza'' del medesimo, dal momento che l'indirizzo aziendale, proprio perché tale, può sempre essere nella disponibilità di accesso e lettura da parte di persone diverse dall'utilizzatore - consuetudinario (ma sempre appartenenti all'azienda) a prescindere dalla identità o diversità di qualifica o funzione: ipotesi, frequentissima, è quella del lavoratore che "sostituisce'' il collega per qualunque causa (ferie, malattia, gravidanza) e che va ad operare, per consentire la continuità aziendale, sul personal computer di quest'ultimo».
(7) L'art. 616 c.p. prevede che «[I]. Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prendere cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte, la distrugge o sopprime, è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione di legge, con la reclusione fino a un anno o con la multa da 30 euro a 516 euro.
[II]. Se il colpevole, senza giusta causa, rivela, in tutto o in parte, il contenuto della corrispondenza, è punito, se dal fatto deriva nocumento ed il fatto medesimo non costituisce un più grave reato, con la reclusione fino a tre anni.
[III]. Il delitto è punibile a querela della persona offesa.
[IV]. Agli effetti delle disposizioni di questa sezione, per corrispondenza s'intende quella epistolare, telegrafica, telefonica, informatica o telematica ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza».
La giurisprudenza è conforme. In argomento, si vedano: Tribunale Milano, 13 maggio 2002, in Not. giur. lav., 2002, 642: «Nè, si può ritenere che l'assimilazione della posta elettronica alla posta tradizionale, con conseguenziale affermazione "generalizzata'' del principio di segretezza, si verifichi nel momento in cui il lavoratore utilizzi lo strumento per fini privati (ossia extra lavorativi), atteso che giammai un uso illecito (o, al massimo, semplicemente tollerato, ma non certo favorito) di uno strumento di lavoro può far attribuire, a chi questo illecito commette, diritti di sorta». In senso analogo: Tribunale di Milano 10 maggio 2002, in Dir. Informatica, 2002, 1063; Corte Appello Milano 10 maggio 2002, in Orient. giur. lav., 2002, I, 480.

Autore: Amos Pradelli - Avvocato del Foro di Modena
Fonte: Diritto & Pratica del Lavoro - Ipsoa Editore