Appurato che l’email non sia uno strumento prossimo al declino, ma da destinare a un’evoluzione che la renderà sempre più funzionale e multiformato, dobbiamo per questo riconsiderare non solo la modalità con cui essa viene redatta, ma anche la struttura con cui si presenta.

In particolare, le firme sono un elemento molto semplice da realizzare, ma ancora spesso bistrattato. Sono l’ultima parte di un messaggio e, che ci crediate o no, influenzano il tono di ogni email che viene scritta.

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Presentarsi

In primo luogo, occorre fare attenzione all’intestazione del mittente, il campo “da”. Dovrebbe essere rappresentato dal nome e dal riferimento aziendale. Quanto all’indirizzo email, meglio se appartenente alla posta elettronica aziendale.

Liberare la potenza della firma

La firma di un’email non serve solo ad indicare chi è il mittente di un messaggio. Essa comunica il contesto e i riferimenti di chi si rappresenta. La firma in questo caso rappresenta dunque un forte strumento di marketing ad alto rendimento e a basso costo.

Valorizzare la propria firma e quella dei propri dipendenti equivale a potenziare l’utilizzo dei biglietti da visita tradizionali. L’email è lo standard per la comunicazione, pensiamo ai viaggi che, non solo con l’email marketing, ma anche con il consueto mailing interno, possiamo compiere. Supponiamo una media giornaliera di 10 messaggi inviati al di fuori dell’organizzazione: questo significa per un’azienda di 10 dipendenti, più di 25mila biglietti da visita trasmessi l’anno senza alcun costo aggiuntivo.

Una linea coerente

Con le dovute eccezioni, è fondamentale che le firme siano coerenti tra di loro in quanto:

• rappresentano un marchio di riconoscibilità per l’organizzazione;
• consentono di creare un tessuto connettivo tra mail ricevute da diversi membri dell’organizzazione.

Elementi da includere

Trattandosi di una firma, dobbiamo ricordare che questa deve necessariamente essere caratterizzata dalla sintesi. Un consiglio generale è quello di non spingersi oltre le 8 righe.  Lo scopo è quello di presentarsi e dare modo di essere contattati.

Non possono mancare:	Opzionali (senza esagerare!):
Nome	Call to Action
Titolo/Mansione	Tagline aziendale, citazione personale
Organizzazione	Segnalazioni temporanee (eventi, offerte, campagne, etc)
Riferimento telefonico – indirizzo email	Social Media (Twitter, Facebook, etc. – max 3)*
Sito Web Organizzazione	Iscrizione Newsletter

* Valutate un aggregatore di feed RSS, se proprio non sapete scegliere quali link inserire!

Anche se la firma deve essere concisa e facilmente accessibile, non deve essere noiosa. Dunque date un tocco personale. La chiave per una firma semplice, ma significativa è nel bilanciamento tra i dati personali e la modalità con cui essi sono espressi.

Stile grafico (e not-to-do)

Date stile alla vostra firma, ma non cedete alla tentazione di inserire troppe immagini. Queste oltre ad appesantire il vostro messaggio, corrono il rischio di essere bloccate dai client di posta elettronica dei destinatari.

Linee, logo e elementi grafici non invasivi vanno bene, ma non costruite il tutto su un’unica immagine. Certo il risultato potrebbe apparire esattamente come si desidera, ma sarebbe del tutto impraticabile. Oltre al rischio del blocco del client, si renderebbe necessaria una costruzione più complessa dei link che inibirebbe comunque la possibilità di copiare i dati con un semplice CTRL+C.

Che ospitiate le immagini su un server esterno (a nostro giudizio, il modo migliore) o che le inseriate come embedded, mantenete il peso del messaggio entro limiti ragionevoli! Separate la firma dal corpo del messaggio utilizzando una linea continua o una sequenza di trattini e infine, se possibile, non complicate troppo la struttura HTML. Una buona formattazione ascii può risparmiare molte noie.

Usare le vCard con cautela

Le vCard sono un modo conveniente per trasferire informazioni in un formato standard. Ma il loro utilizzo non si è mai del tutto radicato nella cultura informatica del nostro paese. Dunque usatele con cautela, avendo cura di inviarle solo al primo contatto.

Note di riservatezza

Quando le email contengono note riservate è buona pratica includere un accordo di non divulgazione. Più lungo questo testo sarà, più è improbabile che qualcuno lo legga. Dunque meglio inserirlo solo quando è effettivamente necessario.

Keep it simple

Le regole da non dimenticare mai sono quelle valide anche per la formattazione del corpo del messaggio:

• Assicurarsi che ciò che è formattato in HTML, sia correttamente visualizzato anche in formato testo;
• Utilizzare caratteri neri di dimensioni standard;
• Non usare CSS (la formattazione HTML inline è supportata);
• Assicurarsi che i contenuti risultino piacevoli anche in caso di immagini non supportate;
• Verificare che venga mantenuta la formattazione all’inoltro o al reply.

Rendiamola operativa

Una volta preparata la sig line, questa andrà aggiunta ai software utilizzati per tutte le mail in uscita. Ricordate di informare tutto il personale sul modello da seguire.

I consigli che seguono hanno particolare riferimento alla progettazione di firme per email, ma sono ovviamente validi e utili anche per la preparazione del restante design dell’email.

Prima di inviare, ricordate di testare su più client e in diverse situazioni (ad esempio bloccando la visualizzazione delle immagini).

1. Non usate Word per preparare le vostre firme.  I software di videoscrittura aggiungono parametri particolari di formattazione che, senza alcun vantaggio nel design dell’email, possono complicare una corretta lettura del codice HTML. A messaggio ultimato, controllatene la validità sul sito di W3C.
2. Se la vostra priorità è tenere basso il peso dell’email, hostate le immagini su un server online. Se invece il vostro obiettivo principale è la presa visione delle immagini, inserire le immagini come embed per evitare il blocco del client.
3. Usate sempre il tag ALT per identificare le vostre immagini. Nel caso queste non venissero visualizzate, verranno sostituite dal testo alternativo.
4. Non usate Flash, bloccato di default da tutti i client di lettura email. Evitate anche gli script (JS, VisualBasic, etc) in quanto non verranno eseguiti al ricevimento del messaggio e potrebbero causarne il filtraggio.
5. Usate con cautela anche i CSS. Nell’email HTML non sono interpretati correttamente se inseriti nell’header, ma funzionano quando inseriti, all’interno del body, come proprietà degli elementi.
6. Mantenete la larghezza del design entro i 650pixel. Messaggi più ampi potrebbero forzare il destinatario a scrollare orizzontalmente per  leggere l’intera riga.

Francesca Grillo